Personvernerklæring

GDPR, The General Data Protection Regulation, er ei forordning vedteke av EU om vern av data og personopplysningar. Forordning 2016/679 er av 27. april 2016 og trådde i kraft i EU 25. mai 2018. Forordninga får verknad i Noreg gjennom EØS-avtalen. Nasjonal iverksetting er 1. juli 2018.

Stortinget har vedteke ny personopplysningslov, og denne gjer EUs personvernforordning til norsk lov gjennom inkorporasjon.

Personvern – behandling av personopplysningar i Fjell kommunale pensjonskasse

Behandlingsansvarleg

Behandlingsansvarleg er den som bestemmer formålet med behandlinga av dine personopplysningar.

Fjell kommunale pensjonskasse  ved dagleg leiar Trond Roar Birkelund, er behandlingsansvarleg for pensjonskassen sin behandling av personopplysningar.

I dette dokumentet vert det informert om korleis pensjonskassen samlar inn og brukar  personopplysningar.

Databehandlarar

Pensjonskassen har inngått avtaler med underleverandørar som vil kunne ha behov for opplysningar om deg. Desse vert omtalt som databehandlarar.

Våre underleverandørar behandlar dine opplysningar på vegne av pensjonskassen og vil ikkje kunne bruke opplysningane for andre føremål.  Når vi deler opplysningar med våre underleverandørar, vert  dette ikkje rekna som utlevering av personopplysningar, og denne delinga av opplysningar vert regulert av databehandlaravtalar. Våre underleverandørar har teieplikt om opplysningane.

Pensjonskassen sine leverandørar kan også nytte underleverandørar som utviklar IT-løysingar utanfor EU/EØS. For å sikre forsvarleg behandling av personopplysningar vert det då inngått avtaler i samsvar med EUs standardkontraktar for databehandlarar som behandlar personopplysningar i tredjeland. Slike avtaler vert meldt til Datatilsynet.

Føremålet med behandlinga av personopplysningar

Personopplysningar er opplysningar og vurderingar som kan knytast til deg som person, til dømes namn, fødselsnummer, adresse, telefonnummer, inntektsopplysningar og liknande.

Du har gjennom avtale med din arbeidsgjevar rett og plikt til å vere medlem av pensjonskassen.  Personopplysningar er naudsynt for at pensjonskassen skal kunne oppfylle pliktar for deg som medlem av pensjonsordninga, informere deg om dei tenestene du får og rettane du har hjå oss, samt kunne gje deg god kundebetjening. Vi behandlar og opplysningar for å oppfylle rettslege pliktar som pensjonskassen har etter lovgjevinga. Ved nokre høve vil vi og kunne behandle opplysningar knytt til dine næraste familiemedlemer. Dette er aktuelt i forhold til etterlatne ytingar.

I pensjonskassen skjer det ikkje automatiserte avgjerder, det vil seie avgjerder som utelukkande er basert på maskinell behandling. Pensjonskassen brukar heller ikkje personopplysningar til marknadsføring eller profilering.

Innhenting av personopplysningar

Pensjonskassen vil i mange tilfelle innhente personopplysningane direkte frå deg. Det gjelder til dømes når du søkjer om pensjon. Du har ingen plikt til å gje desse opplysningane, men utan desse opplysningane kan vi ikkje gjennomføre behandlinga av saka og du kan miste dine rettar.

Pensjonskassen innhentar og opplysningar frå andre, herunder:

  • Din arbeidsgjevar for opplysningar om namn, adresse, løn og stillingsstorleike for å registrere og kontinuerleg oppdatere din pensjonsopptening
  • NAV for folketrygdopplysningar for å samordne tenestepensjonen med Folketrygda og for å  simulere venta pensjonsutbetaling dersom du ber om det
  • Andre pensjonsleverandørar for opplysningar om pensjonsrettar du har opptent hjå desse, for å berekne din samla pensjon korrekt
  • Din behandlar for helseopplysningar etter skriftleg fullmakt frå deg for å vurdere søknad om uførepensjon
  • Skatteetaten for skatteopplysningar for å sikre korrekt skattetrekk
  • Folkeregisteret for innhenting av adresseopplysningar for å sikre at viktig informasjon om forsikringsforholdet kjem fram til deg

Utlevering av personopplysningar

Pensjonskassen utleverer personopplysningar til:

  • Din arbeidsgjevar om forsikringspremie som er innbetalt for deg og opplysningar om pensjonsytingar, tid for pensjonering, oppteningstid mv.
  • Andre pensjonsleverandørar om namn, fødselsnummer, oppteningstid, innbetalt premie mm. for å sikre berekning av rett pensjon og for å flytte medlemskapet ditt dersom arbeidsgjevar vel ein annan tenestepensjonsleverandør
  • Skatteetaten for å rapportere om pensjonsutbetalingar
  • NAV for opplysningar for å sikre korrekt berekning av din pensjon
  • Overføringsavtalens Sikringsordning opplysningar om pensjonsrettar opparbeidd hjå arbeidsgjevar som opphøyrar ved konkurs/akkord eller ved anna opphøyr, eller som ikkje betalar premie ved forfall
  • Norsk Pensjon etter samtykke frå deg opplysningar om dine pensjonsrettar, slik at du kan gå inn på Norsk Pensjon sin portal og finne ein samla oversikt over dine pensjonsrettar både i Folketrygda, private tenestepensjonsordningar og etter individuelle avtaler
  • Trygderetten og domstolane dersom du anker over ei avgjerd som pensjonskassen har gjort som gjeld pensjonsrettane dine
  • Offentleg mynde om rettsleg pålegg / heimel for slik utlevering
  • Til privat tenestepensjonsordning for korrekt premieberekning etter tenestepensjonslova kapittel 8

Teieplikt

Pensjonskassen har teieplikt om dine personopplysningar. Teieplikta inneberer at opplysningar ikkje kan utleverast til andre med mindre du samtykker til det eller lovheimel opphevar teieplikta.

Eit samtykke skal vere uttrykkeleg, frivillig og informert, slik at du forstår kva opplysningar det gjeld og kven opplysningane vert utlevert til. Personopplysningar kan elles utleverast til offentleg mynde og andre utanforståande når dette følgjer av lovføresegn.

Dine rettar – rett til innsyn, retting og sletting

Du har rett til å få informasjon om vår behandling av personopplysningar. Vidare har du rett til innsyn i opplysningar om deg, og du kan krevje desse retta dersom dei ikkje er rett eller ufullstendige. Opplysningar som ikkje er naudsynte kan du krevje å få sletta.

Dersom du ønskjer nærare informasjon om vår behandling av opplysningar om deg, ber vi om at du tek kontakt med pensjonskassen. Då kan du få svar på dine spørsmål, og eventuell bistand med å be om innsyn. Krav om innsyn må gjevast skriftleg. Vi vil deretter svare so snart som mogleg, og seinast 30 dagar etter at vi har motteke kravet ditt. Dersom særlege forhold gjer det umogleg for oss å svare innan 30 dagar, vil vi sende eit førebels svar med ei grunngjeving for forseinkinga og med informasjon om sannsynleg tidspunkt for svar. Vi tek ikkje betalt for å behandle krav om innsyn.

Pensjonskassen vil slette dei registrerte opplysningane når vi ikkje lenger har bruk for dei for å oppfylle føremålet som gjorde at dei opphavleg blei innhenta. Vi vil normalt oppbevare opplysningane så lenge dine rettar i pensjonsordninga består. I tillegg oppbevarer vi opplysningar for å berekne rette premiar, forsikringstekniske avsettingar og rette framtidige pensjonsytingar. Opplysningar som vi etter lov er pålagt å oppbevare, til dømes i medhald av rekneskapslovgjevinga, vil ikkje bli sletta før dei lovpålagte oppbevaringsfristane er utgått.

Tryggleik

Pensjonskassen har satt i verk tiltak for å beskytte opplysningane dine mot ikkje autorisert tilgang, bruk eller endring og ulovleg øydelegging. Pensjonskassen har avgrensa tilgangen til opplysningane vi samlar inn om deg, eksemplifisert med at bare dei som treng opplysningane for å kunne utføre sine arbeidsoppgåver har tilgang til dei.

Klage til Datatilsynet

Dersom du meiner at pensjonskassen behandlar personopplysningane dine i strid med regelverket, ber vi deg om å kontakte oss. Du kan og klage til Datatilsynet; datatilsynet.no.